各系部、各部門(mén)：
為全面提高學(xué)校檔案管理工作水平,進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的規(guī)范意識(shí)、流程意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、制度化建設(shè)，擬于近期組織開(kāi)展2023年度檔案工作檢查，現(xiàn)將相關(guān)要求通知如下。
一、時(shí)間安排
本次檔案工作檢查分為2個(gè)階段。
第一階段為自查、現(xiàn)場(chǎng)抽查階段，定于2023年6月組織開(kāi)展，由各系部、各部門(mén)依照通知要求開(kāi)展自查，由辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽查；
第二階段為整改落實(shí)階段，定于2023年8月底前完成，由各部門(mén)結(jié)合自查、現(xiàn)場(chǎng)抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改落實(shí)。
二、檢查內(nèi)容
（一）體制機(jī)制建設(shè)
1.重視檔案工作，有明確的檔案員，有明確的檔案員崗位職責(zé)。
2.認(rèn)真參加學(xué)校組織的檔案法規(guī)和檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，記錄完備。
（二）檔案管理規(guī)范
1.檔案管理場(chǎng)所規(guī)范。部門(mén)檔案分類(lèi)集中定點(diǎn)管理，有專(zhuān)門(mén)的檔案櫥柜，符合保密要求。
2. 紙質(zhì)文件檔案管理規(guī)范。收集的紙質(zhì)材料符合文件制作規(guī)定，文件材料紙質(zhì)優(yōu)良，公文用紙為A4規(guī)格，破損紙張托裱整齊，圖紙等超大紙張按規(guī)定折疊；文件簽字和蓋章齊全；文件字跡材料無(wú)“三色筆”，字跡工整，無(wú)模糊不清現(xiàn)象；部門(mén)形成的文件必須用原件。
3.實(shí)物、聲像檔案管理規(guī)范。部門(mén)獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等（廳級(jí)以上具有保存價(jià)值的實(shí)物），以及在辦學(xué)過(guò)程中形成的各種聲像類(lèi)檔案要按照檔案形成順序，分類(lèi)分專(zhuān)項(xiàng)保存。
4.電子檔案管理規(guī)范。需要保存的電子全文和照片檔案專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)保存且完整。
5.合同、協(xié)議檔案管理規(guī)范。簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議收集齊全，并督辦和執(zhí)行合同或協(xié)議且記錄完備。
6.涉密文件管理規(guī)范。涉密文件專(zhuān)人專(zhuān)柜保存，按期返還學(xué)校機(jī)要室，無(wú)泄密事件發(fā)生。
7.檔案目錄管理規(guī)范。收集的檔案材料卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄完備。
（三）檔案移交規(guī)范
1.不具備保存價(jià)值的文件資料統(tǒng)一存放，定期上交學(xué)校檔案室集中處理，檔案鑒定、銷(xiāo)毀處理符合規(guī)定要求。
2.按時(shí)編寫(xiě)部門(mén)大事記，并存檔。
3.移交檔案時(shí)移交歸檔文件目錄打印件及電子檔案歸檔文件目錄。
三、現(xiàn)場(chǎng)抽查工作安排
| 序號(hào) | 部門(mén) | 時(shí)間 | 時(shí)長(zhǎng) |
| 1 | 組織人事處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、紀(jì)檢監(jiān)察室、教務(wù)處、財(cái)務(wù)審計(jì)處、質(zhì)量管理處六部門(mén)隨機(jī)抽取1-2個(gè)部門(mén) | 6月7日 | 半天 |
| 2 | 招生與就業(yè)指導(dǎo)處、科研中心、資產(chǎn)管理處、發(fā)展規(guī)劃研究室、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)中心、繼續(xù)教育培訓(xùn)部六部門(mén)隨機(jī)抽取1-2個(gè)部門(mén) | 6月14日 | 半天 |
| 3 | 學(xué)生工作處、團(tuán)委、總務(wù)處、安全保衛(wèi)處、工會(huì)、基建辦公室、圖書(shū)館七部門(mén)隨機(jī)抽取1-2個(gè)部門(mén) | 6月21日 | 半天 |
| 4 | 六系兩部、和平校區(qū)、離退休辦公室隨機(jī)抽取1-2個(gè)部門(mén) | 6月28日 | 半天 |
四、問(wèn)題整改
8月31日前，各系部、各部門(mén)根據(jù)自查、現(xiàn)場(chǎng)抽查情況，就存在的問(wèn)題與不足形成整改報(bào)告交學(xué)校辦公室，同時(shí)抓好落實(shí)，限期整改，檢查和整改結(jié)果將運(yùn)用于學(xué)校年度績(jī)效考核。