各系部,、各部門：
為全面提高學(xué)校檔案管理工作水平,進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的規(guī)范意識,、流程意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識,，推動檔案工作規(guī)范化,、制度化建設(shè)，擬于近期組織開展2023年度檔案工作檢查,，現(xiàn)將相關(guān)要求通知如下,。
一、時間安排
本次檔案工作檢查分為2個階段,。
第一階段為自查,、現(xiàn)場抽查階段，定于2023年6月組織開展,，由各系部,、各部門依照通知要求開展自查，由辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場抽查,；
第二階段為整改落實階段,，定于2023年8月底前完成，由各部門結(jié)合自查,、現(xiàn)場抽查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改落實,。
二、檢查內(nèi)容
（一）體制機(jī)制建設(shè)
1.重視檔案工作,，有明確的檔案員,，有明確的檔案員崗位職責(zé)。
2.認(rèn)真參加學(xué)校組織的檔案法規(guī)和檔案知識學(xué)習(xí),，記錄完備,。
（二）檔案管理規(guī)范
1.檔案管理場所規(guī)范。部門檔案分類集中定點管理,，有專門的檔案櫥柜,，符合保密要求。
2. 紙質(zhì)文件檔案管理規(guī)范,。收集的紙質(zhì)材料符合文件制作規(guī)定,，文件材料紙質(zhì)優(yōu)良，公文用紙為A4規(guī)格,，破損紙張托裱整齊,，圖紙等超大紙張按規(guī)定折疊,；文件簽字和蓋章齊全；文件字跡材料無“三色筆”,，字跡工整,，無模糊不清現(xiàn)象；部門形成的文件必須用原件,。
3.實物,、聲像檔案管理規(guī)范。部門獲獎證書,、獎牌,、獎杯、錦旗等（廳級以上具有保存價值的實物）,，以及在辦學(xué)過程中形成的各種聲像類檔案要按照檔案形成順序,，分類分專項保存。
4.電子檔案管理規(guī)范,。需要保存的電子全文和照片檔案專人專機(jī)保存且完整,。
5.合同、協(xié)議檔案管理規(guī)范,。簽訂各類合同,、協(xié)議收集齊全，并督辦和執(zhí)行合同或協(xié)議且記錄完備,。
6.涉密文件管理規(guī)范,。涉密文件專人專柜保存，按期返還學(xué)校機(jī)要室,，無泄密事件發(fā)生,。
7.檔案目錄管理規(guī)范。收集的檔案材料卷內(nèi)文件目錄,、案卷目錄,、歸檔文件目錄完備。
（三）檔案移交規(guī)范
1.不具備保存價值的文件資料統(tǒng)一存放,，定期上交學(xué)校檔案室集中處理,，檔案鑒定、銷毀處理符合規(guī)定要求,。
2.按時編寫部門大事記,，并存檔。
3.移交檔案時移交歸檔文件目錄打印件及電子檔案歸檔文件目錄,。
三,、現(xiàn)場抽查工作安排
| 序號 | 部門 | 時間 | 時長 |
| 1 | 組織人事處,、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部,、紀(jì)檢監(jiān)察室,、教務(wù)處、財務(wù)審計處,、質(zhì)量管理處六部門隨機(jī)抽取1-2個部門 | 6月7日 | 半天 |
| 2 | 招生與就業(yè)指導(dǎo)處,、科研中心、資產(chǎn)管理處,、發(fā)展規(guī)劃研究室,、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)中心、繼續(xù)教育培訓(xùn)部六部門隨機(jī)抽取1-2個部門 | 6月14日 | 半天 |
| 3 | 學(xué)生工作處,、團(tuán)委,、總務(wù)處、安全保衛(wèi)處,、工會,、基建辦公室、圖書館七部門隨機(jī)抽取1-2個部門 | 6月21日 | 半天 |
| 4 | 六系兩部,、和平校區(qū),、離退休辦公室隨機(jī)抽取1-2個部門 | 6月28日 | 半天 |
四、問題整改
8月31日前,，各系部,、各部門根據(jù)自查、現(xiàn)場抽查情況,，就存在的問題與不足形成整改報告交學(xué)校辦公室,，同時抓好落實，限期整改,，檢查和整改結(jié)果將運用于學(xué)校年度績效考核,。